پلاک اموال – Asset Plate
یکی از وظایف مهم مدیریت هر مجموعه، کنترل و حفاظت از اموال مجموعه با پلاک اموال و یا برچسب اموال است.
کنترل صحیح و مؤثر بر اموال می بایست از زمان تحصیل آنها اعمال گردد.
برای این کار، تخصیص شماره اموال به هر دارایی (همزمان با تحصیل آن) می تواند به عنوان راهی جهت کنترل آن در سیستم حسابداری اموال باشد.
پلاک اموال برای شناسایی دارایی های یک مجموعه یا شرکت و نظارت بر تجهیزات و ردیابی فعالیت های تعمیر و نگهداری آن مورد استفاده قرار می گیرد.
پلاک اموال باعث می شود هر دارایی در شرکت دارای یک هویت دیجیتالی منحصر بفرد باشد و این امکان را به شما می دهد تا در زمان نیاز به راحتی تجهیزات مناسب را در بخشهای شرکت پیدا کنید در صورتی که همه آنها در سیستم مدیریت دارایی شرکت فهرست بندی شده باشند.
ثبت اموال فهرست کاملی از منابع فیزیکی یک مجموعه ارائه می دهد.
سازمان ها، مدارس یا شرکت ها از این فهرست برای ردیابی تاریخ خرید، بهای تمام شده، تاریخ بهره برداری، محل استقرار، وضعیت، قیمت، مرکز هزینه، نرخ و روش استهلاک، محاسبه استهلاک، مبلغ استهلاک انباشته، و ارزش فعلی هر دارایی و بررسی میزان موجودی، تهیه گزارش از اموال موجود یا مفقود و جلوگیری از سرقت دارایی های فیزیکی و شخص تحویل گیرنده و استفاده کننده‌ی آن، ملحقات و سایر اطلاعات مربوطه استفاده می کنند.
پلاک اموال یکی از ابزارهای مهم برای یک سیستم مدیریت دارایی موفق می باشد.
پلاک کوبی اموال:
قسمتی از مجموعه اقداماتی است که در جهت کنترل، ردیابی و نگهداری سوابق هر یک از اقلام مشخص اموال، برای جلوگیری از هر گونه اشتباه یا سوء استفاده احتمالی از آنها انجام می شود.
پلاک اموال یا پلاک کوبی اموال به شما کمک می کند تا سرمایه فیزیکی را مدیریت کنید و تصمیم گیری آگاهانه در مورد موجودی و دارایی فیزیکی مجموعه را آسان می کند، خواه نسبت به تعمیر یا جایگزینی یا فروش دارایی باشد.
اگر اموال مجموعه دارای پلاک اموال نباشد ردیابی دقیق دارایی ها را مختل می کند، اطلاع نداشتن از وضعیت گارانتی یا در دسترس بودن آن می تواند موجب تحمیل هزینه برای تعمیرات و نگهداری غیر ضروری باشد.
اطلاعاتی که بر روی پلاک اموال چاپ می شوند:
- اسم شرکت
- لوگوی شرکت
- شماره پلاک اموال
- بارکد شماره (بیشتر برای شرکت هایی که دارایی زیادی دارند انجام می شود البته وجود بارکد در برچسب برای سهولت کار بوده و سرعت اموال گردانی را بالا می برد که نیاز به تجهیزات بارکد خوان و سیستم اموال گردانی دیجیتال دارد. برچسب های دارایی که دارای بارکد می باشند با استفاده از بارکدخوان دستی یا تلفن هوشمند مجهز به برنامه اسکن بارکد، اسکن می شوند و به کاربران این امکان را می دهند که داده های مربوط به مکان دارایی، تاریخچه تعمیر و نگهداری یا سایر جزئیات را به دست آورند و مستند کنند.)
انواع پلاک های قابل استفاده در پلاک کوبی
با توجه به ماهیت اموالی که باید پلاک کوبی شود از انواع پلاک های زیر می توان استفاده کرد:
- پلاک های برچسبی ساده و بارکد دار.
- پلاک های فلزی.
- حک نمودن شماره پلاک بر روی بدنه اموال.
نکات قابل توجه در مورد محل نصب پلاک اموال
- محل نصب پلاک به صورتی انتخاب گردد که پلاک قابل رویت باشد.
- نصب پلاک به صورتی انجام گیرد که به وسیله دستگاه بارکد خوان قابل کنترل باشد.
- با توجه به نوع استفاده از اقلام اموال و ماهیت آنها، محل نصب پلاک به گونه ای انتخاب شود که از آسیب دیدن در حین استفاده و مخدوش شدن آنها جلوگیری گردد.
- حتی الامکان سعی شود پلاک اموال در محلی مشابه و یکسان نصب شود. توصیه می شود در صورت امکان در بالا و سمت راست دارایی نصب شود.
- برای پلاک های برچسبی، ابتدا محل پلاک کوبی را تمیز نموده تا پس از الصاق، پلاک به سهولت جدا نشود.
- برای اموالی که قابلیت نصب پلاک بر روی آنها وجود ندارد، پلاک آنها ذخیره یا از پلاک متناسب (از نوع فلزی و یا حک شدنی) استفاده شود.
پلاک اموال می بایست در محلی نصب شود که با گذشت زمان از بین نرود و از دارایی جدا نگردد.
شماره گذاری پلاک اموال:
شماره‌گذاری پلاک اموال بصورت متوالی یا بر اساس چینش شرکت انجام می شود.
شماره اختصاصی متوالی:
در شماره گذاری متوالی تگ های دارایی معمولاً از دنباله های عددی استفاده می کنند که با هر شماره‌ای می تواند شروع شوند. به عنوان مثال، یک دنباله شماره گذاری دارایی می تواند با 0001 شروع شود و به 0002، 0003 و به بالا برسد.
اعداد ترتیبی امکان شناسایی منحصر به فرد دارایی های ثابت را فراهم می کنند.
شماره اختصاصی غیر متوالی:
زمانی که شماره اموال پشت سر هم نیست و یا ترکیب حروف و اعداد می باشد در این صورت برای درج شماره در پلاک اموال باید شماره ها در یک ستون اکسل زیر هم چیده شوند تا بتوان کدها را برای چاپ در برنامه تعریف کرد.
این شماره ها نیز امکان شناسایی منحصر به فرد دارایی های ثابت را فراهم می کنند.
چاپ اعداد بصورت فایل اکسل مستلزم هزینه می باشد.
برچسب های دارایی بر اساس مواد و اندازه متفاوت هستند، بنابراین می توان آن ها را به بهترین نحو با دارایی‌ای که روی آن قرار می گیرد مطابقت داد.
متداول‌ترین انواع برچسب های دارایی که در ایران مورد استفاده قرار می گیرد لیبل شبرنگ و لیبل گچی و پلاک فلزی استیل می باشد.
مجموعه مائده دیزاین دارای واحد پلاک سازی بوده، و تولید کننده پلاک اموال می باشد.